ОМТС является структурным подразделением ФГБНУ «НИИ «Реактивэлектрон» и находится в непосредственном подчинении и.о директора и в непосредственном контакте с бухгалтерией и экономистом.
Основными функциями отдела являются:
- Планирование и анализ потребностей;
- сбор и обобщение заявок от научных лабораторий и административных подразделений на оборудование, реактивы, расходные материалы и пр.;
- анализ текущих запасов и прогнозирование будущих потребностей;
- формирование планов закупок на финансовый год и плановый период;
- анализ рынка поставщиков, сравнение цен и условий поставки;
- подготовка технических заданий для закупок;
- организация закупочных процедур в соответствии с 44‑ФЗ (аукционы, конкурсы, запросы котировок);
- заключение государственных контрактов и договоров с поставщиками;
- согласование условий и сроков поставок, в т. ч. долгосрочных хозяйственных связей;
- проверка количества, комплектности и качества поступающих товаров;
- контроль соответствия поставок условиям контрактов;
- оформление претензий к поставщикам при нарушении договорных обязательств.
Работа ведущего инженера ОМТС заключается в следующем:
- Введение закупок в план ПХД, утверждение плана-графика на сайте budget.gov.ru,
- размещение в ЕИС.
- мониторинг исполнения контрактов (сроки, объёмы, качество);
- участие в инвентаризации имущества;
- составление отчётности о выполнении плана материально‑технического обеспечения;
- анализ эффективности расходования средств и запасов.
В научно‑исследовательских институтах отдел МТС имеет ряд особенностей:
Особые требования к качеству. Для экспериментов нужны реактивы высокой чистоты, сертифицированное оборудование и т. д.
Работа заведующего складом:
Специфические условия хранения. Многие материалы требуют особых условий (температура, влажность, защита от света), что усложняет складскую логистику (хранение, выдача, отчетность).
Долгосрочные проекты. Закупки планируются с учётом длительных научных программ (гранты, госпрограммы), а не только годового бюджета.
Уникальное оборудование. Часто приходится организовывать индивидуальные закупки или мелкосерийные поставки под конкретные исследования.
Строгий учёт и отчётность. Особенно для материалов, подлежащих специальному контролю (химические реактивы).
Нормативная база.
Работа отдела строится на основе:
- федеральных законов (44‑ФЗ);
- внутренних положений НИИ;
- приказов учредителя (министерства);
- стандартов бухгалтерского и складского учёта;
- отраслевых норм расходования материалов для научных исследований;
- работы с казначейством.